社内の情報がバラバラな会社がまずやるべきこと

「最終版」「最終版2」問題が、バージョン番号に統一するだけで解消されます。

AIにチーム向けガイドラインを書かせる

構造とルールができたら、チームへの展開が必要です。「口頭で説明した」だけでは定着しません。そのままAIに続けて依頼します。

このフォルダ構成とファイル命名規則を、
社内スタッフ向けに説明する短いガイドラインを作ってください。
箇条書きで、なるべく短くシンプルにしてください。

出てきたガイドラインをGoogleドキュメントに貼り付けて、03_社内資料 > 01_業務マニュアルに保存すれば完成です。

定着のポイントは1つだけです。
新しいファイルは必ず共有ドライブに保存する——この習慣をチーム全員が守るだけで、散らかりは止まります。

さらに進めるなら：AIによる全自動整理

ここまでの方法は「AIが設計して、人が実行する」流れです。さらに一歩進めると、AIがフォルダの作成からファイルの移動まで自動でやってくれる方法もあります。

使うのは「Claude Code」や「Gemini CLI」と呼ばれるツールです。難しい名前ですが、一言で言うと**「AIが直接パソコンを操作できるツール」**です。

Macの場合、GoogleドライブはパソコンのフォルダとしてPC内に同期されています。Claude CodeやGemini CLIはそのフォルダに直接アクセスし、指示した通りにフォルダを作ってファイルを移動します。変更はそのままGoogleドライブに反映されます。

（Claude Codeへの指示例）
このフォルダの中身を読んで、不動産仲介会社として
使いやすい構成に整理してください。
移動する前に構成案を見せてください。

この指示だけで、AIが現状を確認→整理案を提示→実行まで一気にやってくれます。

ただし、Claude CodeやGemini CLIの初期設定にはある程度の準備が必要です。「整理は自動でやってほしいが、設定は自分ではできない」という場合は、シクミカ.ラボにご相談ください。

まとめ

「整理は大変そう」と思いがちですが、AIに設計させれば考える手間はほぼゼロです。まずはChatGPTにフォルダ構造を聞いてみることから始めてください。全自動化はその先の話です。

よくある質問

Q. 今あるファイルはどうすればいいですか？

一気に移動しようとすると止まります。「アーカイブ」フォルダを作っておき、古いものをとりあえずそこに退避させてください。新しいファイルから正しく保存する習慣をつけることの方が優先です。

Q. AIが提案したフォルダ構成、そのまま使っていいですか？

たたき台として使うのがおすすめです。会社の実態に合わない部分は「〇〇のフォルダは不要」「△△の業務が抜けている」と追加で伝えれば調整してくれます。

Q. GoogleドライブとOneDrive、どちらがいいですか？

すでにGmailやGoogleカレンダーを使っているならGoogleドライブ、Microsoft 365（OutlookやExcel）を使っているならOneDriveが連携しやすいです。機能はほぼ同等なので、今使っているツールに合わせるのが近道です。

Q. 全自動整理はどのくらい費用がかかりますか？

Claude CodeやGemini CLIの利用自体は無料または低コストです。ただし初期設定のサポートについては、内容によって異なります。まずはご相談ください。

記事の内容について深掘りしたい方も、別件でも歓迎です。

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