社内の情報がバラバラな会社がまずやるべきこと

「あのファイルどこだっけ」「これ最新版？」「誰が持ってる？」——こういったやり取りが毎日起きていませんか？
探す時間だけで1日20〜30分消えている会社は珍しくありません。
今回はGoogleドライブの整理をAIに設計してもらう方法を紹介します。
フォルダ構造からファイルの命名ルール、チーム向けのガイドラインまで、会社の状況を伝えるだけで一式出てきます。

目次

1. なぜ情報はバラバラになるのか
2. AIにフォルダ構造を設計してもらう
3. AIにファイル名のルールも作ってもらう
4. AIにチーム向けガイドラインを書かせる
5. さらに進めるなら：AIによる全自動整理
6. まとめ

なぜ情報はバラバラになるのか

整理できていない会社に共通しているのは、「ルールがない」ではなく「ルールが人によって違う」ことです。

• Aさんはメールの添付で送ってそのまま
• Bさんは自分のマイドライブに保存している
• 「最新版」「最終版」「最終版2」が混在している
• フォルダ名が「資料」「その他」「2026」など、中身がわからない名前になっている

こうなる原因は、保存のルールを決めずにツールだけ導入したからです。Googleドライブも、使い方のルールがなければ散らかる一方です。そしてルール作りを「後でやろう」と放置するのは、考える手間が面倒だからです。

ここにAIが使えます。

AIにフォルダ構造を設計してもらう

ChatGPTやClaudeに、会社の状況を伝えて「フォルダ構造を提案して」と送るだけです。

以下の会社のGoogleドライブのフォルダ構造を提案してください。

・業種：不動産仲介
・従業員数：10名
・主な業務：物件仲介、賃貸管理、物件調査
・現状の課題：ファイルが個人のマイドライブに保存されており、
　チームで共有できていない。最新版かどうかわからないファイルが混在している。
・よく使うファイルの種類：物件概要書、契約書、見積書、議事録、写真

出てきた結果がこちらです。

01_物件管理
  ├ 01_売買物件
  ├ 02_賃貸物件
  └ 03_物件写真

02_顧客・案件管理
  ├ 01_見積書・提案書
  ├ 02_契約書・重要事項説明書
  └ 03_対応履歴

03_社内資料
  ├ 01_業務マニュアル
  ├ 02_会議議事録
  └ 03_報告書・日報

04_テンプレート
05_アーカイブ（過去データ）

番号をつけることでフォルダが自動的に並び順通りに表示されます。業種や業務内容を伝えるだけで、自分でゼロから考える必要がなくなります。

AIにファイル名のルールも作ってもらう

フォルダを作っても、ファイル名が「資料.pdf」「最終版.xlsx」では検索で見つかりません。続けてAIに依頼します。

このフォルダ構成に合うファイル名のルールも提案してください。
チームで統一して使えるシンプルなものにしてください。

出てきた結果がこちらです。

基本形：日付_内容_バージョン

例：
・20260705_山田様見積書_v1.pdf
・20260630_新宿区〇〇マンション物件概要書_v2.docx
・20260601_6月度売上報告_v1.xlsx

ポイント：
・日付は先頭に（時系列で自動ソートされる）
・顧客名または物件名を入れる（検索で一発でヒットする）
・「最終版」は使わず v1 / v2 で管理する

「最終版」「最終版2」問題が、バージョン番号に統一するだけで解消されます。

AIにチーム向けガイドラインを書かせる

構造とルールができたら、チームへの展開が必要です。「口頭で説明した」だけでは定着しません。そのままAIに続けて依頼します。

このフォルダ構成とファイル命名規則を、
社内スタッフ向けに説明する短いガイドラインを作ってください。
箇条書きで、なるべく短くシンプルにしてください。

出てきたガイドラインをGoogleドキュメントに貼り付けて、03_社内資料 > 01_業務マニュアルに保存すれば完成です。

定着のポイントは1つだけです。
新しいファイルは必ず共有ドライブに保存する——この習慣をチーム全員が守るだけで、散らかりは止まります。

さらに進めるなら：AIによる全自動整理

ここまでの方法は「AIが設計して、人が実行する」流れです。さらに一歩進めると、AIがフォルダの作成からファイルの移動まで自動でやってくれる方法もあります。

使うのは「Claude Code」や「Gemini CLI」と呼ばれるツールです。難しい名前ですが、一言で言うと**「AIが直接パソコンを操作できるツール」**です。

Macの場合、GoogleドライブはパソコンのフォルダとしてPC内に同期されています。Claude CodeやGemini CLIはそのフォルダに直接アクセスし、指示した通りにフォルダを作ってファイルを移動します。変更はそのままGoogleドライブに反映されます。

（Claude Codeへの指示例）
このフォルダの中身を読んで、不動産仲介会社として
使いやすい構成に整理してください。
移動する前に構成案を見せてください。

この指示だけで、AIが現状を確認→整理案を提示→実行まで一気にやってくれます。

ただし、Claude CodeやGemini CLIの初期設定にはある程度の準備が必要です。「整理は自動でやってほしいが、設定は自分ではできない」という場合は、シクミカ.ラボにご相談ください。

まとめ

「整理は大変そう」と思いがちですが、AIに設計させれば考える手間はほぼゼロです。まずはChatGPTにフォルダ構造を聞いてみることから始めてください。全自動化はその先の話です。

よくある質問

Q. 今あるファイルはどうすればいいですか？

一気に移動しようとすると止まります。「アーカイブ」フォルダを作っておき、古いものをとりあえずそこに退避させてください。新しいファイルから正しく保存する習慣をつけることの方が優先です。

Q. AIが提案したフォルダ構成、そのまま使っていいですか？

たたき台として使うのがおすすめです。会社の実態に合わない部分は「〇〇のフォルダは不要」「△△の業務が抜けている」と追加で伝えれば調整してくれます。

Q. GoogleドライブとOneDrive、どちらがいいですか？

すでにGmailやGoogleカレンダーを使っているならGoogleドライブ、Microsoft 365（OutlookやExcel）を使っているならOneDriveが連携しやすいです。機能はほぼ同等なので、今使っているツールに合わせるのが近道です。

Q. 全自動整理はどのくらい費用がかかりますか？

Claude CodeやGemini CLIの利用自体は無料または低コストです。ただし初期設定のサポートについては、内容によって異なります。まずはご相談ください。