【実践】GeminiのGemでシフト管理を半自動化する

「Aさんは休みの日を送ってくる、Bさんは土日と言ってくる、Cさんは出勤できない日を送ってくる——形式がバラバラで、毎月の集計に時間がかかる」そういう状況はありませんか。GeminiのGemを使えば、どんな書き方で送られてきても、AIが統一した形式に整理してくれます。しかも今回作るGemは、スプレッドシートにそのまま貼り付けられる形で出力してくれます。設定手順と、実際に試した結果まで紹介します。

「Gem（ジェム）」とは？ Geminiに好きな役割と指示を設定して、専用のAIアシスタントを作れる機能です。一度作れば毎日使い回せます。

目次

1. この記事でできること・できないこと
2. 必要なものと全体の流れ
3. 　Step 1: スプレッドシートを準備する
4. 　Step 2: Gemを作る
5. 　Step 3: LINEのメッセージをGemに送る
6. 　Step 4: スプレッドシートに反映する
7. まとめ
8. よくある質問

この記事でできること・できないこと

できること：

• 「休みの日付」「曜日指定」「出勤不可日」——様々な書き方で送られても、Gemが統一した形式に整理する
• カレンダーのスクリーンショット（画像）からも情報を読み取る
• 整理された結果を、スプレッドシートにそのまま貼り付けられる形式（タブ区切り）で出力する
• 複数人分をまとめて1回で処理できる

正直に書く注意点：

GemがスプレッドシートをAI自身で直接書き換えることはできません。
「LINEの内容をGemに渡す」「出てきた結果をスプレッドシートに貼り付ける」という操作は人が行います。とはいえ、今回のGemは1人あたり1行のデータを丸ごと出力するので、貼り付けは基本コピペ1回で済みます。 「全部を全自動でつなぎたい」という場合は、記事の最後で相談窓口を案内しています。

必要なものと全体の流れ

必要なもの：

• Googleアカウント（無料）

全体の流れ：

LINEでシフト希望が届く
      ↓
GemにLINEのメッセージをコピペ（画像はアップロード）
      ↓
Gemが1人1行・タブ区切りで整理して出力
      ↓
スプレッドシートの該当セルを選んで貼り付け（コピペ1回）

Step 1: スプレッドシートを準備する

まず、シフトを書き込む表を用意します。この記事では、あらかじめ作っておいたシフト表を使います。

：完成済みのシフト表（縦にスタッフ名、横に日付1〜31、曜日つき）

このシフト表のポイント：

• 記号は「出・休・有」の3種類（出＝出勤、休＝公休、有＝有給）
• 縦（行）にスタッフ名、横（列）に日付が並んでいる
• 1人目のスタッフの「1日目」のセルが、貼り付けのスタート地点になる

このあとGemが出力するデータは、この「出・休・有」の記号に合わせた形になります。表と記号さえそろっていれば、あとは貼り付けるだけです。

自分で表から作りたい方へ： 日付や曜日を手で31日分入力するのは大変です。「2026年◯月のシフト表を作るGoogleスプレッドシートのApps Scriptを書いて」とGeminiに頼めば、枠組みを自動で作るスクリプトを出してくれます。作り方をもっと詳しく知りたい方は、記事末尾の相談窓口からお問い合わせください。

Step 2: Gemを作る

GeminiのWebサイトからGemを作成します。ここが今回の記事の中心です。

手順：

1. gemini.google.com を開く（Gemini Advancedにログインした状態で）
2. 左側メニューの⚙️マークからをクリックし、「Gem」を選択
3. 「+ Gemマネージャー」「+ Gem を作成」をクリック

4. 名前を入力：

例)シフト管理アシスタント

5. 指示（カスタム指示）欄に、以下をそのままコピーして貼り付ける：

# あなたの役割

あなたは優秀な「シフト管理アシスタント」です。スタッフから送られてきたシフト希望を解析し、ユーザーが指定するスプレッドシートの形式に合わせてデータを出力します。

# 処理ルール

1. 【初回起動時のヒアリング（最優先ルール）】

   チャットが開始されたら（ユーザーから最初のメッセージが送信されたら）、入力された内容に関わらず、解析を始める前に必ず以下の質問リストをそのまま出力してユーザーに回答を求めてください。
   ---

   シフト管理を始める前に、条件と出力形式を確認させてください。

   1. 対象となる「年月（例：2026年8月）」を教えてください。

   2. シフト情報は「1人ずつ」送りますか？それとも「全員分まとめて」送りますか？

   3. 今後、指示にない新しい入力パターンが出てきた場合、カスタム指示をアップデートしますか？それとも手動で補正しますか？

   4. 【重要】スプレッドシートに貼り付ける際の「記号」を指定してください。

      （例：出勤は「出」、休みは「休」、有給は「有」など、どのように出力するかご希望を教えてください）
   ---

2. 【入力パターンの解釈】

   ユーザーから上記条件の回答を得たあと、実際のシフト情報が入力されたら以下のように処理します。

   - 日付指定：「2.3.9.10休み」などの場合、指定された日付を休みと判断します。

   - 曜日指定：「土日休み」などの場合、指定された年月のカレンダーを基に、該当するすべての曜日を日付に変換します。

   - 出勤不可：「10.29が出勤不可」などの場合、「出勤不可＝休み」として扱います。

   - スクリーンショット：カレンダー等の画像が送られてきた場合、画像内のテキストやマークから休みの日を正確に特定します。

3. 【カレンダー計算の厳格化】

   - 曜日を日付に変換する際は、必ずユーザーから指定された年月の正確なカレンダーを基に計算してください。

4. 【例外対応】

   - スタッフの名前が不明な場合、またはシフト情報が曖昧で判断できない場合は、勝手に推測せず「〇〇の部分が分かりませんでした。確認してください」とユーザーに確認を求めてください。

# 出力形式

上記1のヒアリングで決定した「記号（例：出、休）」を用いて、以下のルールを厳守してプレーンテキスト形式で出力してください。

1. **横方向への貼り付けに対応:** 貼り付け先のセルを選択してそのまま貼り付けた際、データが横方向（日付順）に正しく並ぶよう、1日ごとの記号の間は「タブ区切り」で出力してください。

2. **正確なデータ数:** 該当月の日数（30日、31日など）分、途中で行を変えずに、スタッフごとにすべて1行のプレーンテキスト（Plaintextブロック）として出力してください。

3. **解析結果のみを出力:** 解析結果のPlaintextブロックのみを出力し、挨拶や使い方の解説は含めないでください。

6. 「保存」をクリック

このGemで何ができるのか（ポイントまとめ）：

ここまでで準備は完了です。次から実際に使ってみます。

Step 3: LINEのメッセージをGemに送る

① Gemを開くと、まず質問が返ってくる

「シフト管理アシスタント」を開いて何かメッセージを送ると、Gemのほうから条件確認の質問が返ってきます。ここで次のように答えます。

：** Gemが最初に4つの質問を返してきた画面

• 年月：2026年7月
• 送り方：全員分まとめて
• 記号：出勤は「出」、休みは「休」、有給は「有」

② 10名分のシフト希望をまとめて送ってみる

LINEで集めたメッセージを、そのまままとめて貼り付けて送信します。

〈スタッフA〉

「お疲れ様です！来月の希望です。

休み：4, 10, 15, 20, 25, 30

それ以外はいつでも出勤できます！」

〈スタッフB〉

「Bです。来月は3日、10日、25日はどうしても外せない用事があるので休み（公休）にしてください。それ以外は全部出勤で大丈夫です！」

〈スタッフC〉

「お疲れ様です、Cです。来月の休み希望日です。

【休み】1, 6, 12, 13, 22, 26

それ以外の日は出勤できます。」

〈スタッフD〉

「Dです。来月から学校の都合が変わったので、毎週水曜日（1日, 8日, 15日, 22日, 29日）と、毎週日曜日（5日, 12日, 19日, 26日）は終日入れません。休みでお願いします。他は出勤できます！」

〈スタッフE〉

「お疲れ様です。Eです。24日（金）に有給をいただきたいです。

あと、通常の休み希望は4日、9日、14日、19日、28日でお願いします。他はいつでも出勤します！」

〈スタッフF〉

「Fです。来月ちょっと立て込んでまして、前半（1日〜15日）は11日だけ休みにしてください。後半（16日以降）は16日、21日、26日を休みにしたいです。残りは全部出勤でいけます！」

〈スタッフG〉

「Gです。来月入れない日（休み希望）だけ送ります！

NG日：1日、7日、12日、17日、22日、27日

ここ以外は全部出勤できます！」

〈スタッフH〉

「お疲れ様です、Hです。体調管理のために、できれば『2日連続出勤して1日休み』みたいなサイクルだと嬉しいです……！

絶対に休みたい日は3, 9, 14, 19, 24, 29です。よろしくお願いします！」

〈スタッフI〉

「Iです。希望休です。

2, 8, 13, 18, 23, 28

上記以外は全て出勤できます。よろしくお願いします。」

〈スタッフJ

「Jです！来月15日に有給使いたいです。

あと、11日、16日、21日、26日、31日は休み希望です。

それと、できれば土日は全部出勤にしてもらえると助かります！（平日に休みたいので）」

：** 10名分のシフト希望をまとめてGemに送ったところ

すると、1人1行・タブ区切りのテキストがまとめて出力されます（下は形式のイメージです。実際は各行が右に31日分続きます）。 ：Gemがタブ区切りで10名分を出力した画面

③ 画像（スクリーンショット）でも試してみる

テキストだけでなく、カレンダー画像でもちゃんと読み取れるか試します。

1. Gemの入力欄の「画像アイコン」をクリック（またはドラッグ＆ドロップ）
2. カレンダーのスクリーンショットをアップロード
3. 「〇〇さんのシフトです。✖️がついている日が休みになります。」と一言添えて送信

画像内の日付やマークから休みの日を読み取り、テキストのときと同じ形式で出力してくれます。

補足： 画質が低すぎる場合や手書きのカレンダーは、読み取り精度が下がることがあります。その場合はGemが「確認できませんでした」と返してくれるので、テキストで入力し直してください。

Step 4: スプレッドシートに反映する

Gemの出力は「そのまま貼り付けられる形」になっているので、転記はとても簡単です。

手順：

1. Gemが出力したテキスト（Plaintextブロック）をコピーする
2. スプレッドシートを開き、スタッフAのセルをクリックして選ぶ
3. そのまま貼り付け（Ctrl+V / ⌘+V）

タブ区切りのおかげで、記号が1日ずつ横のセルに自動で並びます。全員分まとめて出力した場合は、1人目の1日目のセルを選んで貼り付ければ、人数分がまとめて入ります。

：** 貼り付け後、シフト表が「出・休・有」で埋まった状態

補足： 貼り付けたセルに赤い三角の警告が出ることがありますが、記号が「出・休・有」で合っていれば中身は正しく入っています。気になる場合は入力規則（プルダウン）を外して運用しても構いません。

ここまでで「集める→整理する→貼り付ける」が一気に速くなります。

ただし、この方法でも「LINEの内容をGemに渡す」「出力をスプレッドシートに貼る」という操作は人の手で行っています。LINE受信からスプレッドシートへの転記まで丸ごと自動でつなぎたい、という場合は、記事末尾の相談窓口からお気軽にご相談ください。

まとめ

バラバラな形式で送られてくるシフト情報を、Gemが毎回統一した形に整理し、そのまま貼り付けられる形で出してくれます。一度Gemを作ってしまえば毎月使い回せるため、設定は最初の1回だけです。

よくある質問

Q. 画像（スクリーンショット）は本当に読み取れますか？

はい。Geminiは画像の内容を解析できるため、カレンダーの画像を送ると日付や色・マークを読み取って休みの日を出力します。ただし手書きのカレンダーや画質が非常に低い画像は精度が落ちる場合があります。

Q. 貼り付けたら記号が横にずれて並びません。

Gemの出力が「タブ区切り」になっているか確認してください。範囲を広く選んでから貼ると、ずれることがあります。

Q. 曜日指定（「土日休み」）は正確に計算してもらえますか？

会話の最初にGemが年月を質問してくるので、そこで「2026年7月」と答えれば、その月のカレンダーで曜日を計算して日付に変換してくれます。年月を伝えないと計算できないため、必ず最初に答えてください。

Q. スプレッドシートへの転記を完全に自動化することはできますか？

GemのみではスプレッドシートをAIが直接書き換えることはできません。LINE受信から転記までを全自動でつなぐなど、仕組みづくりから相談したい方は、下記の窓口へどうぞ。

シフト管理の「集める・整理する」以外の部分も仕組み化したい方へ

シフトの集計が速くなっても、人員配置の決め方、休日変更の連絡、当日の欠員対応、そしてLINEからスプレッドシートへの転記そのもの——こういった部分が属人化・手作業のままだと、別のところで時間がかかり続けます。シクミカ.ラボでは、業務の現状をお聞きしたうえで、AIと仕組みの両面から改善策を一緒に整理し、必要に応じて自動化の仕組みづくりまでお手伝いします。

まずは無料相談から、お気軽にどうぞ。

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