ChatGPTで営業メールの返信を半自動化する方法

問い合わせメールへの返信、毎回ゼロから書いていませんか？

文面を考えて、言葉を選んで、丁寧さのバランスを調整して……一通あたり10〜15分かかっている方も多いと思います。
今回はChatGPTを使って、返信の下書きを数秒で出力する手順を紹介します。

目次

1. やり方はシンプル——プロンプトを貼るだけ
2. 実際に試してみた
3. 出てきた結果
4. 実際に使うには
5. まとめ
6. よくある質問

やり方はシンプル——プロンプトを貼るだけ

手順は2ステップです。

1. 受信したメールの本文をコピーする
2. 返信のルールを書いたプロンプトと一緒にChatGPTに貼り付ける

プロンプトは一度作ってしまえば、毎回使い回せます。メールの種類（問い合わせ・見積り依頼・クレームなど）ごとにパターンを用意しておくと、さらにスピードが上がります。

実際に試してみた

今回はこちらの見積り依頼メールへの返信を作ってみました。

件名：お見積りのご依頼

お世話になります。株式会社〇〇の鈴木と申します。 先日、知人より御社をご紹介いただきました。 来月より新しい取り組みを始める予定があり、いくつかのサービスについてお見積りをお願いできればと思いご連絡いたしました。 詳細はお会いしてお話しできればと思いますが、まずはご対応いただけるかをご確認させてください。

ChatGPTに送ったプロンプトがこちらです。

以下の問い合わせメールに対する返信文を作成してください。

【返信のルール】
・件名は「Re:」から始める
・丁寧なビジネス文体（です・ます調）
・相手の状況に共感する一文を入れる
・次のアクション（日程調整・詳細のご案内）につながる内容にする
・署名は省略してOK

出てきた結果

件名・宛名・本文・締めまで、ビジネスメールとして完成した状態で出てきました。
「知人からのご紹介」への感謝、来月からの準備で忙しい相手への配慮、打ち合わせ提案まで、受信メールの内容をしっかり拾っています。あとは社名・担当者名・連絡先を追記するだけで送れる状態です。

実際に使うには

基本のプロンプトに以下を加えると、状況に合わせた返信が作れます。

【送信者情報】
・会社名：〇〇
・担当者名：〇〇様
・関係性：新規 / 既存

【トーン】
・かなり丁寧 / 普通のビジネス文体 / やや親しみやすく

【含めてほしい内容】
・〇〇の案内を入れる
・〇〇について確認する

クレーム対応・お断りメール・催促など、書きにくい種類のメールほどChatGPTに任せると気が楽になります。

注意：実際のメールを貼り付ける場合は、社名・担当者名などの個人情報を「〇〇」に置き換えてから使うことをおすすめします。

補足：GmailにGeminiが入っている場合
Google WorkspaceのBusinessプラン以上では、Gmail内にGeminiが搭載されています。
メールを開いたまま返信の下書きを生成できるため、ChatGPTへのコピペ作業が不要になります。
すでにWorkspaceを契約している場合は、こちらの方が手間が少ない選択肢です。

まとめ

ChatGPTが作る文章は「完璧な返信」ではありませんが、「送れるレベルの下書き」が数秒で出てきます。あとは状況に合わせて一文加えるだけ——これだけでメール対応の負担は大きく変わります。

よくある質問

Q. ChatGPTは無料で使えますか？

無料プランで使えます。今回紹介したメール返信の用途であれば、無料プランで十分対応できます。

Q. 実際の顧客のメールを貼り付けても大丈夫ですか？

顧客名・社名・連絡先などの個人情報は「〇〇」に置き換えてから貼り付けてください。内容の骨格だけ渡せば、返信の下書きとして十分な精度で出てきます。

Q. 問い合わせ以外のメールにも使えますか？

使えます。クレーム対応・お断り・催促・フォローアップなど、書きにくい種類のメールほど効果が出やすいです。プロンプトの「返信のルール」部分を状況に合わせて書き換えるだけで対応できます。

Q. スタッフ全員で使えますか？

使えます。プロンプトを社内で共有しておけば、誰が返信しても同じ水準の下書きが出てきます。担当者によるメールのばらつきを減らしたい場合に有効です。