ChatGPTに業務マニュアルを作らせてみた

業務マニュアルがない、あっても古い、担当者によって対応がバラバラ——こうした状態を放置すると、新人教育に毎回時間がかかります。今回はChatGPTを使って、電話対応マニュアルを実際に作ってみた手順を紹介します。

目次

1. まずシンプルに試してみた
2. 条件を指定したら何が変わったか
3. 2つの使い分け
4. 実際に使うには
5. まとめ
6. よくある質問

まずシンプルに試してみた

最初に送ったプロンプトは1行だけです。

新規問い合わせ電話の対応手順のマニュアルを作成してください。

出てきた結果がこちらです。

1行の指示で、目的・方針・フロー・トーク例・記録ルール・注意事項・テンプレートの7セクションが出力されました。 ゼロから書けば数時間かかる内容が、数十秒で手元に届きます。

条件を指定したら何が変わったか

次に「誰向けか」「どんな形式か」「何を含めるか」を追加して送りました。

以下の条件で業務マニュアルを作成してください。

業務名：新規問い合わせ電話の対応手順
対象：入社1〜3ヶ月の新人スタッフ
形式：ステップごとに番号付きの手順書
含める内容：
・電話を取ってから担当者に取り次ぐまでの流れ
・よくある質問と回答例
・やってはいけないこと（NG集）

出てきた結果がこちらです。

1つ目との違いは3点です。

• 新人が読む前提の文体になり、「3コール以内に取る」など具体的な行動基準が入った
• Q&Aがそのままトークスクリプトとして使える形で出てきた
• NGリストとチェックリストが追加され、教育ツールとしてそのまま使える

2つの使い分け

初めてマニュアルを作る場合はシンプルなプロンプトで全体像を掴み、実際に使う場面が決まったら条件を加えて精度を上げる、という2段階で進めるのが効率的です。

実際に使うには

業務名・対象・形式・含める内容の4点を指定すれば、どんな業務にも応用できます。

以下の条件で業務マニュアルを作成してください。

業務名：【作りたいマニュアルの業務名】
対象：【読む人（新人スタッフ、パートさんなど）】
形式：【手順書・チェックリスト・Q&A形式など】
含める内容：
・【箇条書きで記入】

電話対応以外にも、メール返信・請求書処理・顧客対応・在庫確認など「手順が決まっている業務」であれば同じ方法で作れます。

まとめ

ChatGPTが出したマニュアルは完璧ではありませんが、「たたき台」として十分なレベルのものが数十秒で出てきます。そこに自社特有のルールや補足を加えるだけで、実用的なマニュアルが完成します。

よくある質問

Q. ChatGPTは無料で使えますか？

無料プランで利用できます。業務マニュアルの作成であれば、無料プランで十分対応できます。

Q. 出てきた内容をそのまま使っていいですか？

たたき台として使うのがおすすめです。自社特有のルールや実態と合っているかを確認し、必要な部分を追記・修正してから使用してください。

Q. 自社独自のルールはどう追加しますか？

出力された内容に直接書き加えるか、ChatGPTに「以下のルールを追加してください」と続けて送ると、修正版を出し直してくれます。

Q. 電話対応以外のマニュアルにも使えますか？

使えます。「業務名・対象・形式・含める内容」の4点を変えるだけで、メール返信・クレーム対応・請求書処理など手順が決まっている業務であれば同じ方法で作れます。